BIM CONSULTING

Hiểu và thực thi đúng các quy định mới từ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP là cơ hội chiến lược để doanh nghiệp tái cấu trúc hệ thống đãi ngộ tổng thể. Một chính sách tiền lương khoa học sẽ vừa bảo đảm an sinh lâu dài cho người lao động, vừa giúp tổ chức tối ưu chi phí vận hành minh bạch và an toàn pháp lý.

Quản trị tiền lương hiện đại là nghệ thuật cấu trúc thu nhập. Doanh nghiệp chủ động phân định chuẩn xác từng dòng tiền dựa trên thế kiềng ba chân: Bộ luật Lao động – Luật BHXH – Luật Thuế.

"Cấu trúc tiền lương chuẩn mực là giải pháp kép: Vừa củng cố nền tảng an sinh vững chắc để giữ chân nhân tài, vừa thiết lập hành lang an toàn pháp lý tối ưu, giúp doanh nghiệp vững tâm phát triển."

3 ĐIỂM MỚI PHÁP LÝ QUAN TRỌNG VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI NĂM 2025 - 2026

Doanh nghiệp cần nắm vững các căn cứ pháp luật mới nhất:

1. Áp dụng "Mức tham chiếu" thay thế "Mức lương cơ sở": Căn cứ khoản 3 Điều 31 Luật BHXH 2024, mức tham chiếu dùng để tính mức đóng và hưởng BHXH. Mức trần đóng BHXH/BHYT tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu; trần BHTN bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng; sàn đóng không thấp hơn lương tối thiểu vùng.
2. Giám đốc Công ty TNHH Một thành viên tham gia BHXH bắt buộc: Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 31 và điểm m khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024, người quản lý doanh nghiệp (kể cả không hưởng lương) đều thuộc diện đóng BHXH bắt buộc với tỷ lệ 29,5% trên mức thu nhập tự chọn (từ mức tham chiếu đến 20 lần mức tham chiếu).
3. Cơ chế giãn hoãn đóng quỹ cho doanh nghiệp phục hồi: Căn cứ Luật Phục hồi, phá sản 2025 (hiệu lực từ 01/03/2026, sửa đổi Điều 37 Luật BHXH 2024), doanh nghiệp trong diện phục hồi sản xuất kinh doanh được tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất tối đa 12 tháng; đồng thời cơ quan BHXH có quyền yêu cầu mở thủ tục phá sản với đơn vị nợ đọng kéo dài quá 3 năm.

CẤU TRÚC THU NHẬP 3 TẦNG: CÔNG THỨC CHUẨN HÓA DÒNG TIỀN

Để tối ưu chi phí đúng luật, doanh nghiệp phân rã thu nhập của người lao động thành 3 tầng độc lập:

DANH MỤC 14 KHOẢN MIỄN ĐÓNG BHXH BẮT BUỘC

Căn cứ Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH, khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, 14 khoản chi sau không tính đóng BHXH khi được ghi thành mục riêng biệt trong HĐLĐ:

• Nhóm Thưởng hiệu quả: (1) Tiền thưởng năng suất/KPI (Điều 104 BLLĐ 2019); (2) Tiền thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.
• Nhóm Khoán chi công việc: (3) Tiền ăn giữa ca/ăn trưa; (4) Hỗ trợ xăng xe; (5) Hỗ trợ điện thoại; (6) Hỗ trợ chi phí đi lại (vé xe, gửi xe).
• Nhóm Phúc lợi gia đình & Đời sống: (7) Hỗ trợ tiền thuê nhà; (8) Hỗ trợ giữ trẻ; (9) Hỗ trợ nuôi con nhỏ (<6 tuổi); (10) Trợ cấp hiếu (thân nhân mất); (11) Trợ cấp hỷ (kết hôn); (12) Mừng sinh nhật.
• Nhóm Trợ cấp rủi ro: (13) Trợ cấp tai nạn lao động; (14) Trợ cấp bệnh nghề nghiệp.

5 BƯỚC THỰC CHIẾN XÂY DỰNG HỒ SƠ TUÂN THỦ

1. Chuẩn hóa Hợp đồng lao động (HĐLĐ) bám sát Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH

Tách bạch điều khoản thu nhập thành các mục độc lập:

• Mục a - Mức lương chức danh: Ghi số tiền cụ thể ➔ Căn cứ đóng BHXH.
• Mục b - Phụ cấp lương cố định: Chỉ ghi phụ cấp trách nhiệm/chức vụ nếu có ➔ Căn cứ đóng BHXH.
• Mục c - Khoản bổ sung khác: Ghi mở "Hưởng theo Quy chế thưởng KPI định kỳ của Công ty" ➔ Không đóng BHXH.
• Mục Chế độ phúc lợi riêng: Ghi rõ "Hưởng các khoản ăn trưa, xăng xe, điện thoại, con nhỏ... theo Quy chế phúc lợi" ➔ Không đóng BHXH.

2. Ban hành Thang bảng lương và Bộ Quy chế nội bộ

• Thang bảng lương (Điều 93 BLLĐ 2019): Bậc 1 ≥ Lương tối thiểu vùng, lấy ý kiến Công đoàn cơ sở (hoặc đại diện người lao động) và lưu hành nội bộ tại doanh nghiệp.
• Quy chế Tiền lương - Thưởng - Phúc lợi: Quy định rõ định mức khoán chi công việc, điều kiện hưởng hỗ trợ con nhỏ và công thức thưởng KPI biến đổi.
• Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT - nếu có): Đưa các chế độ ăn trưa, hiếu hỷ vào thỏa ước để tăng tính minh bạch và gắn kết nhân sự.

3. Vận hành đánh giá hiệu suất (Variable Pay / KPIs)

• Giao chỉ tiêu công việc đầu kỳ và chấm điểm trên Phiếu đánh giá hiệu suất cuối kỳ (nếu doanh nghiệp áp dụng cơ chế thưởng biến đổi theo KPI).
• Mức thưởng hàng tháng của nhân viên cần có sự dao động theo kết quả thực tế, tránh chi trả cào bằng cố định qua mọi tháng.

4. Kiểm soát trần Quỹ phúc lợi theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

• Căn cứ điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, tổng chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được trừ khi tính Thuế TNDN không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện (Tổng quỹ lương thực chi trong năm / 12 tháng).
• Các khoản chi từ 5.000.000 đồng trở lên phải chuyển khoản qua ngân hàng.

5. Lưu trữ bộ Hồ sơ Tuân thủ (Compliance Dossier)

Doanh nghiệp linh hoạt sắp xếp hồ sơ sẵn sàng phục vụ thanh kiểm tra tùy theo quy mô và chính sách áp dụng:

• Nhóm Hồ sơ Pháp lý: Thang bảng lương, HĐLĐ chuẩn mẫu; Biên bản họp Công đoàn (nếu có tổ chức công đoàn), Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
• Nhóm Hồ sơ Quy chế: Quy chế Tiền lương & Trả thưởng; Quy chế Khoán chi công tác phí/xăng xe/điện thoại (nếu có áp dụng khoán), Quy chế Quỹ Phúc lợi (nếu có chi trả các khoản phúc lợi).
• Nhóm Hồ sơ Thực thi & Chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương chi tiết từng cột, Chứng từ thanh toán ngân hàng (hoặc phiếu chi lương); Phiếu đánh giá KPI (nếu có áp dụng thưởng KPI), Chứng từ minh chứng phúc lợi thực tế phát sinh (Giấy khai sinh con nhỏ, thiệp cưới... nếu có chi trả).

4 NGUYÊN TẮC VÀNG TRÁNH RỦI RO THANH TRA

• Không hạ lương cơ bản dưới mức tối thiểu vùng: Lương cơ bản làm căn cứ đóng bảo hiểm phải luôn đạt chuẩn luật định.
• Không cào bằng tiền thưởng KPI: Thưởng phải có tiêu chí đánh giá và biến động theo năng suất thực tế.
• Không thỏa thuận né đóng BHXH: Thỏa thuận nhận tiền mặt thay vì đóng bảo hiểm hoàn toàn vô hiệu trước pháp luật.
• Chi phí phúc lợi phải có chứng từ và quy chế: Đảm bảo điều kiện chi phí hợp lý để không bị xuất toán khi quyết toán Thuế TNDN.